Elektronisches Vertragsmanagement für Verkehrsbetriebe - eVMS

elektronisches Vertrags Management System (eVMS)

Von allen Aufgabenträgern wird nach den Anforderungen der neuen EU-VO 1370/2007 ein Vertrag verlangt, in dem Rechte und Pflichten aufgeführt werden. Das Umfeld des ÖPNV wird durch Privatisierung und konsequenten Wettbewerb sowie einer damit verbundenen Zunahme beteiligter Verkehrsunternehmen immer komplexer. Qualitätsansprüche und die Anwendung entsprechender Anreizsysteme zur Durchsetzung der im Vertrag festgehaltene Pflichten stellen höhere Anforderungen an die Verkehrsbetriebe als Aufgabenträger. Diese individuellen Verkehrsverträge des ÖPNV gilt es intelligent zu organisieren.

Die vielschichtigen Prozesse der Ausschreibung von Verkehrsleistungen oder Vertragsverhandlungen, der folgenden Auftragsvergabe und die spätere Betreuung der Verkehrs-Service-Verträge sind ohne adäquate DV-Systeme kaum mehr zu bewältigen.

Das eVMS kann das komplette Vertragsmanagement eines Aufgabenträgers effizient unterstützen und Transparenz schaffen. Der Lebenszyklus eines Vertrages kann vom Moment der Zeichnung bis zum Vertragsende lückenlos nachvollzogen werden. Individuell festgelegte Parameter können in regelmäßigen Abständen kontrolliert und bewertet werden. Abrechnungsrelevante Vertragsbestandteile können so schnell berechnet und aktualisiert werden.

Fachliche Highlights

• Komplettes Vertragsmanagement
• Management aller Verträge über ihren vollen Lebenszyklus
• Erfassung aller Vertragspflichten
• Fristenmanagement und Controlling der Vertragserfüllung
• Monitoring und Sanktionierung von Vertragsverletzungen
• Automatische Generierung des Schriftverkehrs
• Verbesserung der Verhandlungsposition durch Transparenz
• Musterverträge und Dokumentenverwaltung
• Statistiken und Auswertungen
• Kalkulation
• Preisdynamisierung
• Einheitliche Bewertung der Angebotsqualität
• Dokumentenarchivierung
• Vollständige Änderungsprotokollierung
• Integrierte Abrechnung
• Flexibles Zugangs- und Berechtigungskonzept

Technische Highlights

• Dokumentarchivierung mit Volltextsuche und Verschlagwortung
• Web-basierte Ein- und Ausgabe
• Hostingfähige Lösung (ASP), finanzierbar für kleinere Anbieter ohne eigene IT-Abteilung
• Sicherheit durch anerkannte Verschlüsselungsverfahren