Dokumenten-Management für Ausschreibungs- und Vergabeverfahren - eBIS

elektronisches Bieter Informations System (eBIS)

Ausschreibungsverfahren sind grundsätzlich verbunden mit Bieteranfragen oder Rügen der Bewerber, die nähere Erläuterungen verlangen oder sich in den Vorgaben benachteiligt sehen. Die engen Fristen im Rahmen von Vergabeverfahren bergen für die Bewerber die Gefahr, zu einer Steigerung der Bieteranfragen und Rügen zu führen, die einwandfrei und konsistent zu bearbeiten sind. Durch die Zunahme der Datenmenge wird dies immer aufwendiger und schwieriger.

eBIS schafft hier Abhilfe: Durch Rechercheverfahren und lückenlose Dokumente, per Volltextsuche oder durch die Eingabe von Schlagwörtern werden gleiche oder ähnliche Anfragen bzw. Rügen aus der Vergangenheit gefunden. Ganze Textpassagen können so überaus einfach in den aktuellen Schriftverkehr übernommen werden. Der administrative Aufwand wird somit deutlich reduziert, eine effiziente Beantwortung ist gewährleistet. Druch den Rückgriff auf bereits abgespeicherte Schriftstücke können alle Anfragen einheitlich beantwortet werden. Formale Fehler werden durch die Wiederholung des Bewährten vermieden.

Der gesamte Prozess der Bearbeitung von Bieteranfragen und Rügen wird duch eBIS wesentlich beschleunigt und bleibt doch völlig transparent.

Fachliche Highlights

• Schnellere Bearbeitung im Bieter- und Auswahlverfahren
• Konsistenter Schriftverkehr
• Vollständige Dokumentation aller Geschäftsfälle
• Sicherheit und Nachverfolgbarkeit
• Flexibles Zugangs- und Berechtigungskonzept
• Hostingfähige Lösung, Wirtschaftlichkeit auch bei geringem Auftragsvolumen
• Hohe Datensicherheit durch Verschlüsselung
• Dokumentenmanagement
• Wissensmanagement

Technische Highlights

• Dokumentarchivierung mit Volltextsuche und Verschlagwortung
• Web-basierte Ein- und Ausgabe
• Hostingfähige Lösung (ASP), finanzierbar für kleinere Anbieter ohne eigene IT-Abteilung
• Sicherheit durch anerkannte Verschlüsselungsverfahren